Dat ons werk efficiënt verloopt, willen we vaak allemaal. Je wil liever niet te veel tijd besteden aan iets waar dat niet voor nodig is. Alleen weten we soms niet zo goed hoe een proces optimaliseren zo goed mogelijk gedaan moet worden. Daarom geven we hier van een bedrijfsproces dat geoptimaliseerd en geautomatiseerd kan worden. Dit helpt namelijk om niet alleen slimmer, maar ook sneller te werken. Je hoeft de processen namelijk niet langer meer met de hand te verwerken. Om te beginnen zet je digitale werkstromen in om verschillende processen te automatiseren. Je kan bijvoorbeeld binnen je bedrijf alle inkoopcontracten in een digitale workflow zetten.
De digitale workflow
Maar hoe gaat dit precies in zijn werk? Om te beginnen controleert de inkoper de inkoopvoorwaarden en geeft zijn of haar opmerking hierop. Vervolgens gaat dit naar de werkvoorbereider, de projectleider en misschien nog wel andere betrokkenen. Nadat iedereen zijn of haar opmerkingen en wijzigingen heeft aangekaart, gaat het concept terug naar het inkoopsecretariaat. Nadat deze de wijzigen heeft aangepast en doorgevoerd, wordt het concept definitief gemaakt. Hierna wordt het ondertekend, gedeeld en naar de leverancier verzonden. Na ondertekening wordt deze in het projectdossier toegevoegd. Nu zal je misschien denken, wat is hier anders aan dan normaal? Het grootste verschil is echter dat je hiervoor niet elkaar alles hoeft op te sturen of achter de broek aan te zitten. Dit wordt namelijk gedaan door de digitale workflow.
Processen automatiseren
Deze digitale workflow automatiseert alle stappen in het proces. Het voordeel van het automatiseren van al deze stappen is dat het een stuk minder tijd, maar ook inspanning kost. Hierdoor gaat het rendement dus omhoog. Een proces automatiseren kan gedaan worden door deze als werkstroom vast te leggen in een document management systeem. Deze digitale workflow automatiseert dan alle stappen tijdens het proces. Net zoals die hierboven bij het voorbeeld van de inkoopvoorwaarden zijn beschreven. De digitale workflow zorgt er tijdens het proces voor dat alle betrokkenen de documenten op tijd zullen herzien of aanpassen. Het is hierdoor voor iedereen ook duidelijk hoe het contractmanagement georganiseerd is en wanneer welke taak van wie verwacht wordt. Ook kan iedereen de status van het inkoopproces zien. Dit kan op elk moment gedaan worden, zonder dat je het moet navragen aan iedereen. Dit zal heel veel tijd en inspanning kosten, waardoor je dus sneller en efficiënter als bedrijf kan werken. In dit voorbeeld ging het over de inkoop, maar er zijn nog veel meer processen die geoptimaliseerd kunnen worden, zoals de factuurverwerking, personeelsdossiers of vergaderingen. Zo kan je op veel vlakken efficiënter en sneller gaan werken als bedrijf.